數位轉型始於建立完全遠端系統
隨著新冠肺炎疫情防治措施和工作方式改革，許多公司開始引進遠距辦公。
SHIN Inc.也不例外，由於新冠疫情的影響，該公司被迫遠距辦公，並轉為遠距辦公。
如今，越來越多的企業開始復工，是否繼續遠距辦公也引發了爭議，但在新冠疫情爆發之初，全國範圍內就曾掀起一場「阻止人們重返辦公室」的工作方式改革運動。
自 2021 年 9 月我們搬到完全遠端辦公室以來，已經過去一年了。 （新冠病毒疫情爆發已經三年了…）
目前所有員工都在家辦公，辦公室用於召開會議和內部會議。
轉向遠距辦公有優點也有缺點，但除了「附近沒有人」之外應該沒有其他缺點。相反，我們認為“遠端辦公將成為簡化各項業務運營的轉折點”，並且已經開始在任何可能的情況下邁出數位化（雲化）的第一步。
關於 DX，什麼是 DX？“解釋為
很難突然實施 DX 來改變你的商業模式
最近，DX（數位轉型）成為熱詞，全國透過IT實施補貼加速數位化，但對於我們這樣的熊本小型企業來說，突然實現「轉變商業模式的DX」並不容易。
但未來企業將無法避免數位轉型（DX），也就是利用數位技術提高營運效率、轉變商業模式。有些公司可能不知道從哪裡開始 DX。在熊本這樣的農村地區，將大公司的數位轉型規模應用到自己的公司並不容易。
首先，我們將提高公司的數位素養，使其能夠實現完全遠端工作。
在實施 DX 時，我們建議您先創建一個舒適的環境，讓人們可以遠端完成除需要與他人接觸的任務之外的所有任務。如果僅僅因為遠距辦公就導致效率降低，那麼就不能說這是一個充分的數位化環境。
重要的是找出存在不便之處，嘗試以比迄今為止更有效率的方式進行改進，並進行討論以微調個人和部門之間數位技術的使用。
如果某個人（任何一個部門）覺得難以使用，那麼數位化就很難建立，所以我們必須繼續下去，直到以前的方法變得太麻煩為止。如果已經達到了這一點，那麼您公司的數位轉型應該已經相當先進了。
公司內部數位化的微調將帶來進一步的數位轉型
我們相信，對數位化進行微調的行為本身將提高整個公司的數位素養，產生數位化理念，並引領公司轉向利用現有知識的新數位業務。
所以，這是一個很長的介紹，但從現在開始，作為邁向數位轉型的第一步，我想介紹我們為實現順暢的遠距辦公而實施的業務效率改進。
「Freee Accounting」 是我們創業時選擇的最佳雲端會計選項
如今，各種各樣的會計軟體程式都相容於雲，但是當我們八年前成立時，內部部署會計軟體正處於巔峰時期，而基於雲端的會計軟體 Freee 才剛開始引起關注。
我聽說 Freee 對於會計專業人士來說很難使用，但對於初學者來說很容易上手。
我們也選擇了Freee Accounting，因為我們沒有專門的會計人員，這對我們後續的數位化非常有幫助。
由於會計是企業後台的核心，因此要徹底改變其工作方式並不容易，但正因為會計是企業後台的中心，所以它將對未來提高業務效率做出巨大貢獻。如果會計核算不協調，很容易出現「系統碎片化問題」。
優化後台以防止系統碎片化問題
引進多項制度固然很好，但如果各制度之間沒有銜接，就會導致重複登記，以及按照慣例進行不必要的工作。這些因素累積起來就會造成效率低落。
系統整合對於提高業務效率至關重要，而審查其核心的會計軟體至關重要。從這方面來說，Freee是一種靈活的會計服務，並且與其他服務高度相容。
將您自己的報價和計費系統與 Freee 集成
我們已經建立並使用了自己的報價和發票系統，透過將該系統的所有每月帳單資訊一次性匯入 Freee，我們能夠大幅減少帳單管理所需的工作量。客戶名單也已連結。
我們將來也會考慮處理發票，而且 Freee 本身有全面的報價和計費系統，因此我認為現在是切換會計系統的好時機。 （還有引進IT的補助也很好。）
使用電話熱線服務向 Slack 發送電話通知
在實施遠距辦公時，我們首先考慮的是如何處理電話。
如果我們做得簡單的話，我們就會將主電話號碼轉移給其他人，但是電話支援工作需要注意力和時間，因此我們利用遠端辦公的機會開始減少接聽的電話數量。因此，我們將臨時呼叫接收外包給外部接收服務，以便我們只接聽必要的電話。 （幸運的是，我們公司不屬於接到許多電話諮詢的行業，但為了全面實施該系統，我們考慮使用 Twilio 和 AWS 進行呼叫轉移。）
電話應答服務的來電通知透過電子郵件接收，但為了順利決定和分享誰將接聽電話，通知會自動發送到 Slack，並且誰將接聽電話的決定也在 Slack 上做出。
經過反覆測試的雲端存儲
我最終選擇了 Microsoft OneDrive 作為雲端存儲，但令人驚訝的是，儘管有許多類似的雲端儲存服務，但我最終嘗試了幾次不同的服務，而對結果並不完全滿意。
我們選擇將本地文件伺服器與雲端伺服器同步，因為如果單獨使用雲端存儲，一旦出現問題，我們將根本無法工作。
我嘗試的第一件事是“盒子”。由於我們處理大量數據，Box 的無限企業雲端儲存容量非常有吸引力。一切起初都很順利，但後來我遇到了一個錯誤，由於 Mac 和 Windows 對文件名（標點符號）的解釋不同，導致同步停止，這可能是當時 Box 的一個錯誤，但無論我做什麼都無法修復它，所以我無奈地放棄了無限存儲服務。
之後，我們嘗試在 AWS 上建立伺服器，但由於按使用量付費和向客戶發布共享 URL 的問題而放棄了。然後我們轉移到可供 Microsoft 使用者使用的 OneDrive。 Onedrive 在同步速度方面也不是完美的，但它符合我的要求，所以我暫時選擇了 Onedirve。
Hubspot 的功能恰到好處，比國產 MA 工具多，但比 Salesforce 少。
為了充分利用從我們的網站收到的詢問，我們認為考慮引入 MA 工具（行銷自動化工具）是一個好主意。然而，提供此類 SaaS（軟體即服務）的公司之間比較混亂，讓人難以選擇服務。我的印像是，即使 SaaS 眾所周知（透過名人廣告），當您實際嘗試使用管理螢幕時，它常常感覺不可靠。
最後，如果服務變得無用，它可能永遠不會在公司內部流行起來，因此在選擇 SaaS 時，尋找「良好的整合能力」和「預期服務升級的能力」非常重要。即使SaaS服務看起來大同小異，但我相信，在未來分析功能和AI領域的競爭中，研發的差異會對服務品質造成很大的影響。最糟糕的情況是，許多SaaS服務將被淘汰。
其中Salesforce無疑是最頂尖的工具，但是對於我們公司來說它的功能太過齊全，而且價格昂貴，所以我們對於是否使用它有些猶豫...我們希望優化來自我們網站的查詢，所以我們選擇了具有廣泛行銷功能的 Hubspot。
Hubspot 具有所有必要的功能，包括能夠追蹤您網站上的查詢的個人操作、聊天工具、電子郵件簡報、電子郵件開啟通知，以及能夠透過與 Google 日曆整合來安排免費日程，因此您可以免費使用它。
內部群件積壓♪
當遠距工作時，群件對於追蹤每個人的任務和進度至關重要。
我們最初引入了Facebook開發過程中使用的群組「Asana」。
前面提到過，選擇SaaS時，需要考慮「良好的整合性」和「服務升級的期望」。
如果我們繼續使用 Asana，我們可以期待與其他服務的大量集成，但 Backlog 是一家日本服務公司（總部位於福岡），因此有一種安全感。雖然服務整合和版本升級的速度有些慢，但是員工已經習慣使用該系統，對業務運作的推進作用還是比較滿意的。
即使沒有特別的事情，效率的習慣已經紮根
對於所有這些，我只是使用所提供的服務，因此沒有什麼特別的，但我已經養成了始終努力提高效率的習慣。
只要整合一些小東西，就能讓事情變得更有效率。
我們對目前的結構仍然不滿意，並正在與公司分享我們所感受到的不便以及有助於改進的服務。
如果您的公司正在考慮使用數位技術進行數位轉型，請隨時與我們聯繫。
