ホームページ運営者が気づかないうちに深刻な問題に直面している可能性があります。
それは「お問い合わせフォームから送信した内容が管理者に届かない」という致命的な不具合です。
実は、この問題の背景には、Googleが2024年2月から施行した「新しいメール送信者のガイドライン」が影響している可能性があります。このガイドラインは、Googleがスパムメールを減らし、メールの信頼性を高めることを目的としていますが、気づかないうちにこのガイドラインに抵触し、「メールが届かない…」という予期せぬ影響を受けているかもしれません。
Googleの新しいメール送信者のガイドラインについて
Googleの新しい「メール送信者のガイドライン」は、メールをより安全で信頼できるものにするためのルールです。
2024年2月から始まったこのルールは、特にGmailのユーザーに影響があります。
簡単に言うと、このガイドラインは以下のようなことを求めています。
- メールの送り主が本物であることを確認する方法を使うこと
- 安全な方法でメールを送ること
- 迷惑メールを送らないこと
- メールマガジンなどの場合、簡単に登録解除できるようにすること
これらのルールに従わないと、あなたが送ったメールがGmailユーザーに届かなくなったり、迷惑メールフォルダに入ってしまったりする可能性があります。
特に注意が必要なのは、1日に5,000通以上のメールを送る人や企業です。これらの送信者には、より厳しいルールが適用されます。
この5,000通には、マーケティングメール、自動応答メール、そして迷惑メールとして報告されたものなども含まれるため注意が必要です。
また、メールフォームがこの新しいガイドラインに対応していない場合、以下のような問題が考えられます。
- 認証の不足:メールの送信元を証明する設定（SPF、DKIM、DMARCというメールサーバーの設定）が必要です。この設定が適切に行われていない場合、メールフォームから送信されたメッセージがGmailユーザーに届かない可能性があります。
- TLS接続の欠如: メールフォームがTLS暗号化を使用していない場合、Gmailはそのメールを受け入れない可能性があります。
- 高い迷惑メール報告率: メールフォームから送信されるメッセージが頻繁に迷惑メールとして報告される場合、Googleはそのドメインからのメールを全体的にブロックする可能性があります。
メールフォームから送信されたメッセージが届かなくなる可能性
これらの問題により、メールフォームから送信されたメッセージがGmailユーザーに届かなくなる可能性があります。特に顧客サポートや問い合わせフォームなど、重要なコミュニケーションチャンネルとして使用されているメールフォームの場合、ビジネスに大きな影響を与える可能性があります。
したがって、ウェブサイト運営者やIT管理者は、使用しているメールフォームシステムがこの新しいガイドラインに準拠しているかを確認し、必要に応じて更新や設定変更を行うことが重要です。
これらの設定は難しいので、メールサービスの提供者やIT担当者に相談するのが良いでしょう。
または当社でも以下のようなサポートさせていただいております。
- 初期診断
- 解決策の提案
- 専門技術者による対応
- 対応後のフォローアップサポート
ただし、サポートに関しましては、以下のような条件を考慮する必要がございますので予めご確認ください。
サポートにあたっての重要な条件
お問い合わせフォームの不具合を解決するためには、様々な権限や既存の管理体制との調整が必要となります。
そのため、当社で診断や対応を行う場合は以下の条件でサポートを提供しております。
ホームページ管理の移管
すでにサーバーの管理やホームページの管理を代行業者へご依頼されている場合、二重管理となり責任の所在が不明確になります。
そのため、既存管理会社がいる場合には、対応を実施する前に、ホームページの管理を移管していただく場合がございます。
サーバー管理権限
DNSレコードの設定やメールサーバーの調整など、サーバーレベルでの変更が必要となるため、調査段階で、サーバーの管理権限をご提供いただきます。
包括的なサポート契約
問題解決後も継続的な監視と最適化が推奨されるため、包括的なサポート契約をご検討ください。
まとめ
お問い合わせフォームは、多くの企業にとって重要な顧客接点です。
正しく機能していないお問い合わせフォームは、潜在的な顧客とのビジネスの機会を逃す可能性があります。
また、顧客からのフィードバックを見逃すことで、クレームにもつながります。
さらに、スパム対策の強化により、今後もメールの配信ルールはより厳格になって行くことが予想されます。
そのため、これまで問題なく機能していたお問い合わせフォームでも、新しいルールに対応できていない可能性が出てきます。
今後の対策のためにも、一度確認し、未対応の場合はしっかりと対応することをおすすめします。
ご自身でチェックが難しい場合は、ぜひお気軽にお問い合わせくださいませ。
